Corona: Diese 5 Maßnahmen reduzieren die Wirkung auf Deine Firma

1. Persönliche und betriebliche Hygiene gegen Corona

Hände waschen, nicht ins Gesicht fassen und in die Armbeuge husten! Schon so oft gehört – deshalb hier keine weitere Erläuterung.

Abstand halten! Abstand scheint die beste Maßnahme zum Schutz für der Infektion zu sein. Wie viel Abstand hängt auch von der Dauer des Kontakts ab, vermutlich gilt je kurzer und mehr Abstand desto besser.

Kontaktflächen reinigen. Zwischen den Schichten und gründlicher als sonst Kontaktflächen, wie Türklinken, Wasserhähne, Touchscreens, Kaffeeautomaten und Wasserspender etc. professionell reinigen.

Schutzkleidung bereithalten. Schutzkleidung sollte in erster Linie Krankenhäusern, Ärzten und Pflegern zu Gute kommen, falls vorhanden könnte sie allerdings auch die Belegschaft mit Kontakt zu Externen oder Internen vor Corona schützen.

2. Wirtschaftliche Maßnahmen zum Aufrechterhalten der Einnahmen

Maßnahmenpläne erarbeiten! Das O und A – überlegt Euch gut, welche Schritte Ihr im Ernstfall (z. B. Infizierte in der Belegschaft, Quarantänefall, Wegfall von Schlüssel-Projekten und -Kunden) unternehmen müsst. Je früher Ihr Euch darüber Gedanken macht, desto besser. Diese Pläne sollten zudem regelmäßig an die neuen Gegebenheiten angepasst werden – die Situation ändert sich ja bekanntlich schnell.

Abteilungen und Projekte nach Cashflow priorisieren. Für das Durchstehen der Situation sind vor allem Einnahmen erforderlich. Deshalb solltet Ihr Eure je nach Organisation Abteilungen oder die aktuellen oder anstehenden Projekte nach Cashflow priorisieren. Also zu analysieren bei welchen Abteilungen und Projekte werden am meisten Einnahmen erwartet und diese bevorzugt zu behandeln, damit weiterhin Geld in die Kasse kommt.

Aufträge verschieben, nicht absagen. Versucht mit Euren Kunden Aufträge und Projekte zu verschieben, bevor sie vollständig storniert werden. Verschoben ist bekanntlich nicht aufgehoben. Nachdem das Gröbste überstanden ist, könnte Ihr die verschobenen Aufträge und Projekte hoffentlich schneller wieder aufnehmen. Außerdem hilft es der Bundesagentur für Arbeit zu vermitteln, dass die Arbeitsausfälle nur vorübergehend sind – Stichwort Kurzarbeitergeld.

„Bereitschaftsdienste“ einrichten. Fragt nach Mitarbeitenden, die für ein reduziertes Gehalt/Lohn oder auch unbezahlt zu Hause bleiben möchten, damit sie im Fall der Fälle für einen Notbetrieb zur Verfügung stehen. Sie sollten dann natürlich in dieser Zeit möglichst wenig Kontakt zu anderen Menschen haben. Idealerweise haben sie schon Zugriff auf Werkzeug und Material, das sie für zu erwartende Arbeiten benötigen (zu Hause oder ohne Kontakt zu Kollegen verfügbar).

Servicetätigkeiten kontaktlos, ohne Vorort-Kontakt durchführen. Sind Serviceeinsätze nicht zu vermeiden, z. B. weil gesellschaftlich kritisches Equipment ausgefallen ist, sollten Kontakten zum Kunden vermieden werden. Dafür bieten sich Fernwartungen an. Ist das nicht möglich, solltet Ihr die Einsätze telefonisch oder durch Videokonferenzen/-Chats so gut mit dem Kunden abstimmen und vorbereiten, dass beim Kunden Vorort kein Kontakt zwischen Kunden und Servicemannschaft erforderlich ist. Dafür bieten sich für Wartungen einzelner Komponenten auch Pick-Up-Boxen an, die beim Kunden aufgestellt und bei Bedarf unbürokratisch abgeholt bzw. ausgetauscht werden können.

3. Interne Kontakte minimieren

Neben der Vermeidung der schon genannten externen Kontakte, sollten natürlich auch intern Kontakte in der Belegschaft vermieden werden. Hierbei helfen digitale Medien und klare Regelungen.

(Vermeidbare) Dienstreisen untersagen und durch Videokonferenzen ersetzen. Sollte klar sein!

Regelungen für Serviceeinsätze schaffen (Einsatzorte und Verhalten). Haltet eindeutige und realistische Regelungen für Eure Servicemannschaft bereit. Wo darf wer hinreisen? Wie sollen sich die Mitarbeitenden Vorort und nach der Rückkehr verhalten? Mit wem sollten sie Kontakt haben oder vermeiden? Wie viel Abstand sollen sie zu anderen Menschen einhalten? Welche Transportmittel sollten sie verwenden? Was geschieht mit den Mitarbeitenden, die schon in Risikogebieten im Einsatz waren?

Home-Office ermöglichen! Richtet für so viele Mitarbeitende wie möglich Home-Office ein. Dafür benötigen alle einen Firmenlaptop, Telefonverbindung, Serverzugang und alle erforderlichen Berechtigungen für die Software. Außerdem bedarf es einer Software zur Video-Kommunikation zu anderen Kollegen in Home-Office. Auch digitale Projektmanagementtools sind hilfreich und steigern die Produktivität der Teams im Home-Office.

Abstände zwischen Arbeitenden vergrößern, die nicht im Home-Office arbeiten, indem die Kollegen ohne Home-Office-Möglichkeiten auf die verfügbaren Arbeitsplätze verteilt werden oder grundsätzlich vorhandener Platz z. B. in der Fertigung oder Lagerhallen so genutzt werden, dass größtmögliche Distanzen zwischen den Kollegen eingehalten werden können. Außerdem sollten Ihr die Pausenzeiten oder -räume splitten, so dass sich weniger Menschen in einem Raum aufhalten müssen.

Prozesse und Abläufe digital abbilden. Falls dies bei Euch nicht eh schon digital abläuft, seid Ihr fein raus. Wenn eingehende Rechnungen zum Begleichen und Abheften jedoch durch zehn oder mehr Hände gehen, solltet Ihr darüber schleunigst nachdenken. Nicht nur, dass die Rechnungen selbst Virenträger sein können, auch der Transport zwischen den Stationen erzeugt unnötigen Kontakt der Angestellten. Also besser Prozesse über ein Kanban-System oder einer Manufacturing Platform digital abbilden.

Telefon und Videokonferenzen für interne Kommunikation. Klingt komisch, aber auch zwischen den Arbeitenden im Unternehmen sollten Ihr die digitalen Mittel zur Kommunikation – allen voran Telefon und E-Mail – möglichst ausschließlich verwenden und der persönlichen Kommunikation vorziehen. Auch wenn der Kollege mit der erforderlichen Info nur im Nachbarbüro sitzt. Für (Regel-) Termine solltet Ihr ebenfalls digitale Medien wie Telefonkonferenzen oder Video-Chats einführen. Gut vorbereitet, können diese sogar effektiver sein als persönliche „Laberrunden“.

Die letzten drei Punkte zur Vermeidung des Kontakts der Belegschaft untereinander (insbesondere beim Husten oder Sprechen), sind laut Virologe Christian Drosten von der Berliner Charité wesentlich wichtiger als die Reinigung von Kontaktflächen, wie Türklingen. Es wird vermutet, dass Abstand halten einer der Mechanismen ist, die gegen die Übertragung des Virus helfen.

Lieferungen kontaktlos empfangen und verschicken. Sollte ebenfalls klar sein. Lieferando z. B. verzichtet mittlerweile auch auf persönlichen Kontakt und legt die Bestellung nur noch vor die Tür.

4. Ausbreitung von Corona eingrenzen

Damit sich ein Verdacht oder auch eine bestätigte Infektion möglichst schnell und ohne große Ausfälle oder gar Quarantäne aufhalten lässt, sind folgende Maßnahmen denkbar.

Schichtarbeit. Falls nicht ohnehin schon vorhanden, solltet Ihr darüber nachdenken die Belegschaft auf verschiedene Schichten aufzuteilen. Idealerweise mit einer Hygienepause (z. B. 30 min) in der wichtige Kontaktflächen reinigen könnt. Dafür solltet Ihr effektive Schichtübergabesysteme nutzen oder entwickeln, z. B. über Telefon, Schichtbuch, Videokonferenz aus dem Home-Office oder einem dafür vorbereiteten Büro. Alternativ, falls möglich, könnten die Schichten bzw. Teams auch an unterschiedlichen Projekten oder Arbeitsplätzen arbeiten, so dass eine Schichtübergabe nicht erforderlich ist. Zusätzlich hilft das angesprochene nachweisbare Aufteilen der Pausenzeiten, um im Falle eines Falles die Ausbreitung zu begrenzen.

Teams bilden. Die Schichten weiter unterteilen und Teams aus wenigen Mitarbeitenden (3-5) bilden, die ausschließlich zusammen und ohne Kontakt zu anderen Teilen der Belegschaft arbeiten. So können sich diese dennoch unterstützen und es werden zudem soziale Kontakte (wichtig für jeden Menschen) aufrechterhalten. Ein Verdacht oder Infektion würde jedoch primär nur dieses begrenzte Team treffen und nicht die gesamte Schicht oder gar den ganzen Betrieb.

5. Mitarbeitende unterstützen

Neben den Maßnahmen für die wirtschaftliche Situation und zum Aufrechterhalten des Betriebes, sollte Ihr auch auf die Mitarbeitenden Rücksichtnehmen und diese in der Bewältigung der Corona-Pandemie unterstützen.

Dabei spielen Kommunikation und Verständnis eine große Rolle. Jegliche Maßnahmen, sei es internem oder externem Ursprung sollten kommuniziert und deren Bedeutung für die Belegschaft und die einzelnen Mitarbeitenden erläutert werden. Dabei sollte natürlich auf geeignete Maßnahmen der Kommunikation zurückgegriffen werden. E-Mails, Telefonkonferenzen, Videobotschaften, Newsletter etc. bieten sich dafür an.

Home-Office und Schichtarbeit. Zusätzlich zu den Vorteilen der verminderten Kontakte können damit Mitarbeitende Kinderbetreuung und Arbeit leichter unter einen Hut bringen – falls in Eurem Bundesland die Schulen und Kindergärten geschlossen sind. In dem Ihr der Belegschaft ermöglicht auch zu ungewöhnlichen Tageszeiten zu arbeiten, können Eltern die Betreuung untereinander besser koordinieren.

Urlaubsplanung anpassen. In Abstimmung mit den Arbeitnehmenden und deren Vertreter könnte die Urlaubsplanung so gestaltet werden, dass Kinderbetreuung und andere private Herausforderungen sowie auch betriebliche Anforderungen gemeistert werden können.

(Un-) bezahlten Urlaub zur Kinderbetreuung nach § 616 BGB. Arbeitnehmer, die Eltern sind, haben nach diesem Paragraphen ein Leistungsverweigerungsrecht, das den Arbeitgeber unter bestimmten sehr engen Voraussetzungen zu einer Lohnfortzahlung verpflichtet. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, könntet Ihr unter Berücksichtigung anderer Anregungen, z. B. des „Bereitschaftsdienst“, Mitarbeitenden ermöglichen unbezahlten Urlaub zu nehmen.

Kurzarbeit. Sollten die oben genannten Maßnahmen zum Durchstehen der Situation aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht ausreichen und es zu Einkommens- bzw. Arbeitszeitverringerung kommen, solltet Ihr Kurzarbeit in Betracht ziehen. Im Zuge des Maßnahmenpakets zur Bewältigung der Corona-Pandemie durch das Bundesfinanz- und -arbeitsministerium wurden der Zugang zu Kurzarbeit erleichtert.

• Absenkung des Anteils der von Arbeitsausfall betroffenen Beschäftigten im Betrieb auf bis zu 10 %
• teilweiser oder vollständiger Verzicht auf Aufbau negativer Arbeitszeitsalden
• Kurzarbeitergeld auch für Leiharbeitnehmer
• vollständige Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge durch die Bundesagentur für Arbeit (BA)

Für das Vorgehen zum Beantragen von Kurzarbeit habe ich einen weiteren Beitrag geschrieben.