Das Home Office wird bleiben, auch nach Corona – soviel steht fest. Das habe ich schon in meinem Beitrag über das Coronavirus als „Trigger for Action“ angedeutet. Es hat zwar lange genug gedauert, bis die Firmen es zu 100% erkannt haben, doch nun ist es soweit. Was viele Mitarbeiter mit unermüdlichem Nachhaken bisher nicht erreichten, schaffte die Coronakrise quasi über Nacht. Doch ist es auch effizient gestaltet? Bekommen Deine Mitarbeiter die Unterstützung die sie benötigen?
In diesem Beitrag erhältst Du 9 Anregungen, wie Du jetzt schon auf die effiziente Gestaltung von Arbeiten von zu Hause und in Teams über weite Entfernungen achten kannst und solltest. Wie gesagt, das wird bleiben.
Warum glaube ich, das Home Office, also das Arbeiten von zuhause aus bleibt?
Dafür habe ich, wie könnte es anders sein, drei Gründe:
- Erstens, funktioniert es aktuell super in Zeiten von Corona, warum also nicht auch danach? Diese Ausrede haben Unternehmen also nicht mehr und die Beschäftigten, die im Home Office arbeiten möchten, werden es nicht vergessen.
- Zweitens, haben und hatten die Unternehmen schon länger ambitionierte CO2 Einsparungsziele. Wie ließe sich da nun noch das „wilde“ Rumgefliege und Rumgefahre authentisch vertreten? Geht ja sogar alles von zuhause aus. Auf die Frage, wann man sich denn mal wieder treffen würde, sagte der Einkaufsleiter eines großen deutschen Pharmakonzerns kürzlich, er würde nicht wieder in den alten Arbeitsmodus zurück wechseln wollen. Somit wird wohl das jährliche Strategiemeeting, bei dem bisher Kollegen aus der ganzen Welt eingeflogen sind, auch nächstes Jahr wieder remote abgehalten.
- Drittens, werden Unternehmen mit der Möglichkeit für produktives Arbeiten von zuhause bessere Chancen im Kampf um Talente bzw. dem ‚War for Talents‘ haben. Die Generation „Y“ und die der „Digital Natives“ z. B. schaut nicht erst seit Timothy Ferriss mit seinem Buch „The 4-Hour Workweek“ auf ihren Life Style und die Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Deine Vorteile des Home Offices als Unternehmer und Führungskraft
Es gibt also keinen Weg zurück. Unternehmen und ihre Führungskräfte, die das schnell verstehen und entsprechend handeln, werden vermutlich mit einem deutlichen Vorsprung aus der Krise herauskommen. Und zwar mit diesen Vorteilen:
- bessere Ausgangsposition im „War for Talent“, insbesondere bei jüngeren Generationen,
- Produktivitätssteigerung bei Mitarbeitern, die zuhause ungestörter arbeiten können,
- Einsparungen durch weniger Büro- und Meeting-Räume im Unternehmen,
- Einsparungen beim CO2-Fußabdruck, durch die Reduzierung von Arbeitswegen und ggf. auch zu externen Terminen,
- theoretisch haben Beschäftigte mehr Zeit für das Arbeiten, da Arbeitswege wegfallen. Dies wirkt sich auch positiv auf das Stresslevel der Mitarbeiter aus, da Staus und Berufsverkehr umgangen werden.
Zu welchem Grade Deine Mitarbeiter den letzten Vorteil auch praktisch nutzen und nutzen können, hängt nicht zuletzt auch vom Erfolg in der Umsetzung bzw. Anwendung der nachfolgenden Maßnahmen ab.
Wie lässt sich also das effiziente Arbeiten im Home Office fördern?
Mit diesen 9 Anregungen solltest Du beste Bedingungen für das Arbeiten von zuhause für die Beschäftigten Deiner Firma schaffen. Bitte bedenke dabei das Veränderungsmodell, wie bei allem Neuen – ja, tatsächlich bei allen Veränderungen. Idealerweise auch mit dem Hinweis auf schnelle Veränderung. Einen umfassenden, dominierenden Trigger zum Verlassen der Komfortzone gibt es ja aktuell.
Inhalt
1. Die innerbetriebliche Technik ausbauen
Die Anforderungen an die IT steigen zunehmend. Die digitalen Wertströme nehmen zu. Deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nutzen mehr und mehr digitale Tools und sind auf eine wachsende Menge an Daten von internen Servern angewiesen. Deshalb solltest Du frühzeitig und vorausschauend die IT-Infrastruktur in Deinem Unternehmen ausbauen. Sprich Server, VPN-Kapazität, Breitbandanschluss (so weit das zu steuern ist) aufstocken, als auch die Rechnerleistung der Belegschaft (auch im Home Office) an die Anforderungen anpassen.
2. Mitarbeitern digitale Werkzeuge zur Verfügung stellen und diese trainieren
Bevor ich die möglichen digitalen Werkzeuge aufliste, ein Kommentar zum Training: „Leider“ reicht es nicht aus, die Nutzung der neuen Werkzeuge einfach nur anzukündigen. Du solltest Dir die Zeit nehmen, die Fähigkeiten zur Anwendung der Tools auch in Deinem Team aufzubauen – wie im Veränderungsmodell vorgesehen.
Aktuell fallen mir drei verschiedene Anwendungsbereiche für digitale Tools ein. Falls Du noch mehr hast, schreib es mir in die Kommentare – ich ergänze gerne.
2.A Kommunikation im Home Office
Für die Kommunikation in Deinen Teams gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen. Die nachfolgende Liste stellt bei weitem keinen umfassenden Test dar. Am besten Du probierst selbst ein paar Tools aus oder fragst Dein Team, welche Tools sie kennen und bevorzugen. Für mich funktioniert Zoom gut, trotz der Sicherheitsbedenken, die einige Firmen haben. Hier sind weitere Möglichkeiten für Videokonferenz-Tools:
- Google G-Suite mit Google Meet bzw. Google Hangout
- Microsoft Teams
- Cisco Webex Meetings
- Skype
- GoToMeeting
- Jits
- Rainbow: Damit könnt ihr auch auswählen über welches Festnetz- oder Mobiltelefon Telefonate angenommen werden können.
2.B Effizientes Steuern der Arbeit von zu Hause
Damit Aufgaben und Tätigkeiten sowie deren Statusmeldungen untereinander transparent und offen dargestellt werden können, gibt es auch eine Menge Tools. Dadurch erhältst Du als Führungskraft schnell einen Überblick über den Status jeder Aufgabe oder auch ganzer Projekte und kannst Teammitglieder gezielt ansprechen und Hilfestellungen anbieten. Eine Auswahl an Projektmanagement bzw. Kanban Tools gibt es auch hier:
- MeisterTask (meine aktuelle Präferenz)
- Trello
- Kanban Tool
- KanbanFlow
- Virtual Kanban
- Zenkit
- Wekan
- KB Kanboard
- asana
2.C Datenmanagement-Tools zum Teilen und Nutzen gemeinsamer Daten
Wenn Ihr ständig Eure Dateien, an denen Ihr gemeinsam arbeitet, per E-Mail „Stille-Post“ mäßig verschickt, kommt es gerne mal zu Versionskonflikten. Um das zu vermeiden gibt es viele Cloud-Lösungen für das Speichern von Daten bzw. Lösungen zum Speichern relevanter Informationen (z. B. Kundendaten). Die folgende Liste ist ebenfalls keine Empfehlung, nur ein kleiner Überblick vorhandener Tools:
- Allgemeine Datenspeicherung
- Für das Speichern von Kundendaten in frei-verfügbarer CRM-Software gibt es hier einen Vergleich.
3. Einrichten dafür vorgesehener Büros oder Arbeitszimmer im Home Office fördern
Hierzu sehe ich zwei Aspekte für produktives Arbeiten von zuhause. Zum einen das Ungestört-Sein und zum anderen die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes.
Ungestörtes Arbeiten ist auch im Home Office das A und O für Produktivität. Deshalb solltest Du mit Deinem Team überlegen, welche Möglichkeiten Ihr habt die Störungen in den eigenen vier Wänden zu minimieren. Die Umgestaltung von Räumen zu Büros oder Arbeitszimmern könnten Arbeitgeber fördern, damit die Mitarbeiter dies durch höhere Effektivität „zurückzahlen“ können. Dieser Hebel hängt natürlich stark von den Gegebenheiten des Unternehmens bzw. der Wohnungen oder der Häuser der Beschäftigten ab. Weitere Hinweise für höhere Produktivität findest Du auch bald in einem meinen neuen Beiträge.
Die richtige Technik für zuhause ist ebenfalls nicht zu vernachlässigen. Neben den oben schon beschriebenen Maßnahmen, um die IT-Systeme ausreichend auszustatten, sollten auch die Rechner oder Laptops und das Equipment den Anforderungen entsprechen. Haben Teammitglieder berechtigterweise in der Firma zweit Monitore, so sollten sie natürlich auch zwei im Heimbüro nutzen können. Dabei ist abzustimmen, ob die Monitore zusätzlich beschafft werden oder die aus der Firma dauerhaft im Heimbüro installiert werden.
4. Bewährte Methoden aus „Vor-Home-Office-Zeiten“ einführen
… allen voran Performance Management mit Team-Meetings! Was für die kontinuierliche Verbesserung der betrieblichen Abläufe für jedes Unternehmen zählt, sollte auch für die Mitarbeiter im Home Office eingeführt werden. Dazu gehören
- tägliche und wöchentliche Meetings für Check-ins und Check-outs mit
- relevanten Kennzahlen,
- der Möglichkeiten zur Problemlösung und Eskalation sowie
- der Maßnahmennachverfolgung mit Verantwortlichkeiten und einem Zieltermin.
Insbesondere für den letzten Punkt bieten sich die schon vorgestellten Kanban-Systeme an, z. B. Trello oder MeisterTask. So bleiben keine Aufgaben und Maßnahmen auf der Strecke und Du als Führungskraft hast immer den Überblick über Projekte und Herausforderungen Deiner Teams.
Keine Frage, sich „nur“ um ein einziges Problem und deren Folgen zu kümmern, ohne die alltäglichen nervigen Herausforderungen, war zu Beginn der Coronakrise auch mal ganz nett. Doch das rächt sich nach der Krise. Deshalb ist meine Empfehlung sich jetzt schnellstmöglich wieder den anderen (strukturellen, organisatorischen oder betriebswirtschaftlichen) Herausforderungen und Problemen zuzuwenden – diese lösen sich schließlich nicht von alleine.
Dabei hilft eben dieser tägliche Überblick und der direkte Austausch mit den Mitarbeitern und den Teams. Ansonsten fällt es den Mitarbeitern zu dem schwer, ihre Herausforderungen überhaupt effizient und regelmäßig zu adressieren. Vor allem, wenn Du auch viel und oft in Videokonferenzen und Calls steckst. Deshalb versuche für Deine Beschäftigten verfügbarer als gewöhnlich zu sein. Zum Beispiel, in dem Du feste virtuelle Sprechzeiten einstellst, um Deinen Mitarbeitern weiterzuhelfen, siehe Feedback und Coaching.
5. Regelmäßiges Coaching und Feedback geben sowie Prozessbestätigung einführen
Feedack und Coaching mit direktem Kontakt sind wegen der Arbeit im Home Office eingeschränkt. Was hindert Dich jedoch daran diese auch im Videokonferenzsystem abzuhalten? Zum Beispiel in regelmäßigen Hang-Outs (früher Sit-Ins) in denen Deine Teammitglieder die Möglichkeit haben von Deinem 1:1-Coaching zur Lösung ihrer Herausforderungen zu profitieren oder in denen Du ihnen in strukturierter Form positives oder korrigierendes Feedback geben kannst.
Auch Prozessbestätigungen, während denen Du Dir die Einhaltung und Qualität von Standards anschaust, sind über Videokonferenz bzw. Screen-Sharing möglich. Genauso wie das (gemeinsame) Abarbeiten einer Aufgabe, so dass Du direkt Feedback geben kannst. Ich muss zugeben, das klingt komisch, aber mit dem richtigen Verhältnis zwischen Belegschaft und Führungsmannschaft kann das für beide Seiten förderlich sein. Um dies zu erreichen hilft Dir Anregung Nummer 6.
6. Emotionale und motivierende Unterstützung anbieten
Zu diesem Punkt mein Dank an Jens Diez für die Inspiration. Neben dem Feedback, sprich Lob an Dein Team, sind emotionale Unterstützung und wertschätzendes Interesse an Deinem Team wichtig. Nur so kann sich trotz der Entfernung eine Vertrauensbasis und ein wertschätzende Arbeitsbeziehung aufbauen. Dabei helfen drei Schritte:
- Echtes wertschätzendes Interessen an Deinem Team zeigen, in dem Du sie auch einfach mal nur so fragst, wie geht es Dir heute? Oder, was ist gerade Deine größte Schwierigkeit.
- Zuhören, wirklich Zuhören! Was hat Dein Gegenüber auf dem Herzen?
- Da sein, d. h. Ideen vom Teammitglied erbeten, aber auch gemeinsam an der Problemlösung zu arbeiten und Deine Hilfestellung anzubieten.
Diese drei Punkte gelten eigentlich grundsätzlich, werden in der Distanz aber gerne vergessen. Gerade, weil neben dem Arbeitsleben auch andere Bereiche des Lebens eingeschränkt sind, kann dies Einsamkeit und negativen Emotionen in Deinem Team entgegenwirken.
Im Zuge Deiner Fürsorgepflicht, solltest Du als Führungskraft außerdem die Selbstversorgung Deiner Mitarbeiter fördern. Sie haben schließlich eine Menge Veränderung zu verkraften, Arbeiten von zuhause generell, ggf. die Kinderbetreuung und den Stress durch die täglichen Updates rund um das Coronavirus anzupassen. Du solltest Deine remote arbeitenden Teams also motivieren Sport zu treiben (im Rahmen der aktuellen Möglichkeiten), gut und ausreichend zu schlafen und so normal wie möglich weiterzuleben.
7. Einfache und wiederkehrende Abläufe schnell digitalisieren
Ich kenne Beispiele, in denen Firmen in der heißen Corona-Umstellungsphase ganze Prozesse innerhalb von nur 1-2 Tagen digitalisiert haben. Zum Beispiel, damit ein- oder ausgehende Rechnungen nicht mehr durch 5-6 Hände gehen müssen, von Wareneingang über den Geschäftsführer (z. T. wirklich so) bis zur Buchhaltung und ins Archiv. Stattdessen gehen die eingehenden Rechnungen bzw. Post erstmal einen Tag in „Quarantäne“, bevor sie eingescannt und in ein MeisterTask Projekt eingepflegt werden. Mit Automatismen für (E-Mail-) Benachrichtigungen nach Abschluss von Prozessschritten, Erinnerung für Termine (z. B. Zahlungsziele im Debitorenmanagement), fürs Verschieben und Abschließen von Aufgaben, kann der Prozess von Eingang bis Archivieren übersichtlich und einfach abgebildet werden.
Damit lassen sich sogar Liquiditätsmaßnahmen verknüpfen, indem Rechnungen frühestens zum Zahlungsziel beglichen werden und nicht wie bisher, auch gerne mal früher.
Eine weitere Möglichkeit der Digitalisierung ist das Erstellen von Apps bzw. Anwendungen, die auch den Mitarbeitern in der Fertigung zu Gute kommen und dort persönliche Kontakte reduzieren. Beispiele sind digitale Bestellungen von Material oder das Melden von Problemen in Zeichnungen oder Aufträgen an die Konstruktion oder die Arbeitsvorbereitung. Dafür bietet sich die Anwendung der Digitalen Manufacturing Plattform von Tulip an. Melde Dich gerne bei Interesse daran bei mir.
Mit Tulip könntest Du auch Deine eigene Performance-Management-App erstellen, auf die alle vorher definierten Personen Zugriff haben und auf das von überall (auch aus dem Home Office) zugegriffen werden kann. Alternativ geht es natürlich auch über Screen Sharing und selbstprogrammierte (interne Browser-) Lösungen.
8. Abläufe und Prozesse standardisieren
Neben der Digitalisierung ist es m. E. auch wichtig vorhandene Prozesse und Abläufe zu standardisieren und an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Falls bisher immer der Face-to-Face Kontakt Teil der Prozesse, des Projektmanagements etc. war, solltest Du darüber nachdenken, die Standards um die Arbeit von zuhause zu erweitern oder komplett umzustellen.
9. Freizeitinteraktionen und Teambuilding-Maßnahmen trotz Home Office fördern
Dazu passt es auch Interaktionen zwischen Deinem Team im Home Office außerhalb der Arbeitszeit zu erleichtern. Durch das Schaffen von Zeit und Raum für Mitarbeiter, um sich über Nachrichten, Hobbys und andere Themen auszutauschen – genau wie im Büro – können sie Stress abbauen und fühlen sich als Einheit. Möglichkeiten dies zu tun, sind
- einige Minuten vor und nach Videokonferenzen frei zu halten, damit die Kollegen diese Gespräche nachholen können,
- eine wöchentliche virtuelle Happy-Hour (Alkohol ist dabei nicht zwingend erforderlich ;)),
- eine virtuelle Teambuilding-Übung durchführen.
Viel Spaß beim Ausprobieren, ich freue mich über Dein Feedback.
Und was ist mit Menschen, die nicht im Home Office arbeiten können?
Neben dem Home Office werden natürlich noch weitere Veränderungen bleiben. Der Step-Change in der Digitalisierung, das Kommunizieren über die Videokonferenz-Tools oder die Fernwartungseinheiten, das Überdenken der Lieferkette, das Anpassen von Regelungen zu Abstand und Hygiene und und und… Auch wenn sich dieser Artikel überwiegend auf nicht physisch tätige bzw. produzierende Menschen bezieht, wird es auch für die klassischen „Arbeiter-Job“ genügend bleibende Veränderung geben. Doch dazu mehr in einem anderen Beitrag.
Hast Du sonst noch Fragen oder Anregungen zu diesen Maßnahmen? Hast Du vielleicht noch andere im Sinn? Dann schreibe es mir und Deinen nachfolgenden Lesenden bitte in die Kommentare oder kontaktiere mich bei spezifischen Fragen gerne direkt.
2 Antworten
Wir sind momentan auch dabei möglichst viel zu digitalisieren. Auch ich war überrascht wie schnell manche Dinge, wie z.B. Buchhaltung oder Archiv digitalisiert werden konnten, wenn es eben sein „muss“. Hoffentlich bleibt es bei diesen reibungslosen Abläufen.
Tatsächlich hilft das „Müssen“ oft dabei schnell Entscheidungen zu treffen und meiner Meinung nach war diese „Entscheidung“ längst überfällig. Ich verstehe allerdings auch die Sicht der Manager. Es birgt ein gewisses Risiko, wenn ein Großteil der Belegschaft im Home Office arbeitet, besonders für Unternehmen, die auf eine funktionierende „Hinterbühne“ angewiesen sind. Also in den Unternehmen, wo die Mitarbeitenden nicht mit Hilfe, sondern trotz der ganzen Prozesse, Regeln, Vorgaben, Budgets, Zielvorgaben, Report, Meetings etc. (alles was von der Arbeit abhält) Wertschöpfung erbringen und für Innovationen sorgen sollen.